Bangun Sendiri, Beli Jadi, atau Langganan SaaS? Menghitung Kapan Aplikasi Custom Masuk Akal

Satu kursi HubSpot Sales Hub Professional berharga USD 90 per bulan dengan tagihan tahunan (Sumber: HubSpot, 2026). Satu pengguna Odoo paket Standard berharga Rp 136.000 per bulan (Sumber: Odoo, 2026). Dengan kurs sekitar Rp 17.900 per dolar AS pada 6 Oktober 2026, kursi pertama menghabiskan kurang lebih Rp 58 juta dalam tiga tahun, sedangkan yang kedua tidak sampai Rp 5 juta (Sumber: Bank Indonesia, 2026). Selisih lebih dari sepuluh kali lipat itulah yang menentukan kapan aplikasi custom layak dihitung, dan kapan sebaiknya dilupakan.

Aplikasi custom masuk akal secara biaya ketika total langganan per pengguna selama tiga tahun melampaui harga bangun ditambah perawatannya. Melawan software per kursi yang dihargai dalam dolar, titik itu bisa tercapai pada segelintir pengguna. Melawan software berharga rupiah, baru pada puluhan pengguna. Melawan akuntansi standar seperti Accurate Online, titik itu praktis tidak pernah datang.

Tiga pilihan, tiga cara tagihan membesar

Bangun atau beli sering diperlakukan sebagai dua kubu. Dari sisi tagihan, polanya ada tiga. Beli jadi berarti software lokal yang ditagih per perusahaan atau per outlet: secara teknis Anda tetap berlangganan, tetapi tagihannya nyaris tidak bergerak saat karyawan bertambah. Langganan SaaS per kursi bekerja sebaliknya, karena setiap karyawan baru menambah tagihan selama ia masih bekerja di sana. Sebagian platform, Odoo misalnya, juga menjual implementasi dan kustomisasi terpisah dari harga langganannya (Sumber: Odoo, 2026). Bangun sendiri dibayar di depan lalu dirawat tiap tahun, dan jumlah pengguna tidak mengubah angkanya.

Pola kedua masih yang paling umum. Sebuah kompilasi atas lebih dari 1.000 perusahaan SaaS B2B mencatat sekitar 58% produk masih dihargai per kursi, dengan median kenaikan harga daftar 7,8% per tahun (Sumber: Stripo Research, 2026). Datanya bukan dari Indonesia. Arahnya tetap relevan: tagihan per kursi tumbuh dari dua sisi sekaligus, jumlah orang dan harga per orang.

Berapa pengguna sampai aplikasi custom balik modal?

Hitungan berikut adalah ilustrasi, bukan penawaran harga. Asumsinya: periode 36 bulan, harga daftar reguler dengan tagihan tahunan per 6 Oktober 2026, kurs Rp 17.900 per dolar AS (pembulatan kurs tengah transaksi Bank Indonesia pada tanggal yang sama), tanpa kenaikan harga langganan, dan PPN diabaikan karena kedua sisi sama-sama dikenai tarif efektif 11% (Sumber: Bank Indonesia, 2026; Enforce Advisory, 2026).

Sisi custom dulu. Perawatan aplikasi lazim dianggarkan 15–25% dari biaya bangun per tahun; ini konvensi perencanaan di kalangan agensi, bukan temuan riset (Sumber: Edana, 2026). Ambil angka tengah, 20%. Aplikasi seharga Rp 150 juta berarti perawatan Rp 30 juta setahun, sehingga total tiga tahunnya Rp 240 juta.

Lalu sisi langganan. Satu pengguna Odoo Standard: Rp 136.000 dikali 36 bulan, hasilnya Rp 4.896.000. Bagi Rp 240 juta dengan angka itu dan Anda mendapat sekitar 50 pengguna. Di bawah 50 orang, berlangganan lebih murah. Di atasnya, selisihnya melebar ke arah custom setiap kali Anda merekrut. Cara yang sama, diterapkan pada tiga harga bangun:

• Bangun Rp 50 juta (total tiga tahun Rp 80 juta): impas di 17 pengguna Odoo Standard, atau 2 kursi HubSpot Sales Hub Professional.
• Bangun Rp 150 juta (total Rp 240 juta): impas di 50 pengguna Odoo Standard, 5 kursi HubSpot, atau 4 kursi Salesforce Pro Suite yang berharga USD 100 per pengguna per bulan (Sumber: Salesforce, 2026).
• Bangun Rp 200 juta (total Rp 320 juta): impas di 66 pengguna Odoo Standard, 6 kursi HubSpot, atau 5 kursi Salesforce Pro Suite.

Angka Rp 50 juta dan Rp 200 juta diambil dari kisaran yang dipublikasikan salah satu vendor lokal, masing-masing untuk aplikasi internal sederhana dan batas bawah sistem operasional yang kompleks (Sumber: Next IT, 2026). Di Agentiq sendiri, harga aplikasi custom mulai dari Rp 15 juta (Sumber: Agentiq, 2026). Itu harga lantai untuk aplikasi sempit yang menangani satu alur kerja, bukan pengganti ERP atau CRM lengkap. Yang bisa dikatakan dengan jujur hanya ini: aplikasi kecil untuk satu alur yang benar-benar dipakai tim bisa lebih murah daripada deretan kursi yang dibeli demi alur itu saja.

Kapan hitungannya tidak pernah berpihak ke custom?

Akuntansi standar adalah contoh paling jelas. Accurate Online memasang paket dasar Rp 333.000 per bulan dan Rp 22.200 untuk tiap pengguna tambahan, sehingga 10 pengguna berbiaya Rp 532.800 per bulan atau Rp 19.180.800 selama tiga tahun, sudah termasuk PPN. Untuk 25 pengguna, Rp 31.168.800 (Sumber: Accurate, 2026). Tidak ada sistem akuntansi layak pakai yang bisa dibangun dan dirawat dengan angka sebesar itu. Beli jadi, selesai.

Kasir pun serupa. majoo Prime untuk satu outlet berbiaya Rp 999.000 per bulan, sekitar Rp 36 juta dalam tiga tahun sebelum PPN, dan angka itu tidak berubah berapa pun jumlah kasirnya (Sumber: majoo, 2026). Untuk software sejenis ini, alasan membangun sendiri harus datang dari kecocokan proses dan pekerjaan manual yang hilang. Lisensi tidak akan pernah menjadi alasannya.

Apa artinya untuk bisnis Anda

Anggap angka-angka tadi sebagai kisaran kasar. Titik impas lisensi tidak menghitung waktu staf Anda untuk menyusun kebutuhan dan menguji hasilnya, bulan-bulan sebelum aplikasi bisa dipakai, atau risiko proses bisnis berubah di tengah jalan. Harga daftar juga belum dinegosiasikan, dan promo tahun pertama membuat sisi langganan lebih ringan daripada yang tertulis di sini. Angka dolar tadi juga memakai paket menengah. Salesforce Starter Suite seharga USD 25 per pengguna per bulan hanya menghabiskan sekitar Rp 16,1 juta per kursi dalam tiga tahun, sehingga aplikasi Rp 150 juta tadi baru impas di sekitar 15 kursi, tidak lagi 4 (Sumber: Salesforce, 2026). Hitungan ini juga hanya berlaku bila aplikasi yang dibangun memang cukup untuk alur yang Anda pakai dari software itu.

Sebaliknya, sisi langganan punya pos yang jarang ikut dihitung. Onboarding HubSpot Sales Hub Professional sebesar USD 1.500 dibayar sekali di depan, kurang lebih Rp 26,9 juta (Sumber: HubSpot, 2026). Setiap pergerakan kurs Rp 1.000 mengubah biaya satu kursi USD 90 sebesar Rp 3,24 juta dalam tiga tahun, dan bisnis yang omzetnya rupiah menanggung risiko itu selama masih berlangganan. Label harganya pun tidak seragam: Accurate mencantumkan harga termasuk PPN, majoo belum.

Ada satu pos lagi, dan biasanya inilah yang terbesar. UMP DKI Jakarta 2026 adalah Rp 5.729.876 per bulan, sehingga gaji pokok satu admin selama tiga tahun sekitar Rp 206 juta sebelum THR dan BPJS (Sumber: Katadata Databoks, 2025). Menurut kami, keputusan membangun semestinya lebih banyak ditentukan oleh pos ini daripada oleh tagihan software. Ketika satu alur kerja tidak muat di software umum, celahnya hampir selalu ditambal orang: seseorang yang setiap hari menyalin pesanan dari WhatsApp dan dasbor Shopee ke spreadsheet, lalu mengetiknya ulang ke sistem.

Lima langkah sebelum memutuskan

• Catat semua langganan software Anda: harga per kursi, mata uangnya, dan apakah sudah termasuk PPN.
• Hitung kursi yang benar-benar dipakai untuk satu alur kerja inti, lalu kalikan 36 bulan.
• Minta penawaran bangun untuk alur itu saja, tambahkan perawatan tiga tahun, dan sandingkan kedua angkanya.
• Hitung jam kerja admin yang habis menyalin data antaraplikasi, lalu ubah menjadi rupiah.
• Biarkan akuntansi dan kasir standar tetap beli jadi.

Jika Anda ingin melihat seperti apa hitungan ini untuk bisnis Anda, ceritakan prosesnya lewat halaman kontak kami — tim Agentiq akan menjawab dengan rekomendasi konkret, bukan template, termasuk bila jawabannya adalah tetap berlangganan.